KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Apleona HSG Yönetim Hizmetleri ve Ticaret Ltd. Şti. (bundan böyle “APLEONA” olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
Bu bilinçle sizlerin kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Veri Sorumlusu sıfatıyla kanunun “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi uyarınca sizleri bilgilendirmek isteriz.
1- Veri Sorumlusu Hakkında
Veri işleme faaliyetleri için kişisel verilerinizin veri sorumlusu, APLEONA’dır.
2- Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
Kişisel veriler, APLEONA tarafından sağlanan hizmet ve APLEONA’nın ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla; onay ve/veya imzanızla tanzim edilen işlemlere ilişkin tüm sözleşmeler/bilgilendirme formları ve sair belgelerle, APLEONA birimleri ve bölümleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.
3- Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler, ancak kanunda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulur:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Kişisel veriler, APLEONA tarafından sunulan hizmetlerin tarafınıza sunulabilmesini temin için kuruluş içerisinde gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi ve uygun hizmetlerin önerilebilmesi için gerekli çalışmaların ilgili iş birimi ve ortakları ile yapılması, insan kaynağı yönetiminin tarafımızca sağlanıp gerçek kişilerin haklarının temini, ticari kararların verilmesi, uygulanması ve gerçekleştirilmesi konusunda gerekli adımların atılması, iş ilişkisi kurduğumuz gerçek kişilerin ve kuruluşumuzun bu ilişkilerden kaynaklı hukuki güvenliğinin sağlanması ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla benzer amaçlarla KVK Kanunu’nun 5 ve 6. Maddeleri uyarınca işlenmektedir.
Bu amaçlar:
- Siz müşterilerimiz ile olan sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
- Sunulan hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi,
- Sunulan hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek ilgili kişilere önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası, ticari ileti gönderilmesi,
- Yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,
- Satış, satış sonrası destek vb. sözleşmesel süreçlerin kurgulanması, gerekli olan tüm işlemlerin icrası ve takibi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, operasyonel süreçlerin planlanması ve icrası,
- Satışa bağlı faturalandırma faaliyetleri dâhil olmak üzere mali, muhasebesel ve finansal işlemlerin yürütülmesi, risk yönetiminin gerçekleştirilmesi,
- Müşteriler ile ilgili olarak yasal sınırlar içerisinde değerlendirme, analiz ve risk yönetim çalışmalarının yapılabilmesi,
- Garanti yükümlülüğünün yerine getirilmesi, garanti kapsamındaki ürünlerin süreç takiplerinin yapılması,
- Müşteri ilişkilerinin yürütülmesi ve kurumsal yönetim faaliyetlerinin takibi,
- Sunulan hizmetlerin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
- İş ve operasyonların sürdürülmesi, faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi,
- Risk yönetiminin yapılması, iş sürekliliğinin sağlanması, sözleşme süreçlerinin veya hukuki taleplerin takibi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, internet sitemizin güvenliğinin sağlanması, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
- Şikâyet, talep ve isteklerini ileten müşteri, ziyaretçi ve diğer kişilerin taleplerinin yanıtlanması, sorunlarının tespiti, giderilmesi ve bu süreçlerde ilgili kişiler ile iletişime geçilmesi,
- Sunulan ürün ve hizmetler ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini,
- Yetkili satıcı/servis/üretici, iş ortakları, bayiler veya tedarikçilerle yürütülen işlerin planlanması ve takibi,
- Hukuki süreçlerin ve resmi kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası,
- İleride çıkabilecek hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi,
- Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
- Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
- Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,
- Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi,
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi.
Kişisel veriler, KVK Kanunu’nda sayılan aşağıdaki hallerin varlığında ilgili kişinin rızası olmaksızın işlenebilir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
4- Kişisel Verilerinizin Aktarılması
Kişisel verileriniz, APLEONA’nın meşru menfaatleri, kanunda açık olarak öngörülen durumlar, hukuki ve idari yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, yasal takip durumlarında hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işlemenin zorunlu olması durumlarında; aşağıda belirtilen amaçlarla aşağıda sayılan üçüncü kişilere aktarılabilecektir:
Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
Hukuki işlemlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına,
APLEONA’nın finans ve muhasebe işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla kuruluşun hizmet aldığı mesleki danışmanlar, muhasebeciler ve denetçilere,
Yasal yükümlülüklerimizi getirmek için hizmet aldığımız çevre ile iş sağlığı ve güvenliği kurumları ve uzmanlarıyla,
APLEONA’nın finansal operasyonlarının yürütülmesi amacıyla APLEONA’nın ticari, idari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunduğu kurumlara ve bankalara,
APLEONA’nın sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirebilmek amacıyla taşıma ve dağıtım hizmeti veren kargo, motokurye ve lojistik firmalarına,
Talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları gibi kamu kurum ve kuruluşları),
E-posta için Office 365 ve çalışmalar kapsamında Microsoft Box uygulaması kullanılmaktadır. Bunların yedeklemeleri yurt dışındaki serverda olduğundan verilerin yurt dışında mukim gerçek ve tüzel kişiler ile paylaşılarak kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar, program gereklilikleri dâhilinde yurt dışına aktarılabilir.
5- Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişinin Hakları
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar ve başvuru yöntemi, “APL.İK.FRM.044 Veri İlgilisi Başvuru Formu” bölümünde yer almaktadır.
